7つのステップーStep4発注先の選定

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Step 4  発注先の選定

提案依頼書が出来上り、且つ、大まかではありますが概算予算が明確になりました。

次の大きな山場となるのが、発注先の選定です。

常にベンダーとの接点がある会社であれば、その会社に提案をお願いするのも一考ですが、付き合いがあるからといって発注してしまうのは、余りにも安易ではないでしょうか。

ベンダーも得手不得手があり、必ずしもその会社から最善の提案が出てくるとは限りません。

出来れば複数社から提案を受けるようにして、貴社にとって最善のシステムを提供してくれる、『最良のパートナー』となってくれるベンダーを選定しましょう。

システムは作って終わりではありません。

ユーザとしては、導入してからが始まりであり、システム運用を適切にフォローしてくれるベンダーでなければ、いくら安くシステムを調達したとしても、後々不安が残るだけです。

さあ、最良のパートナー探しを始めましょう。

Step4-1 提案依頼書の説明会を実施

Step 4-1 提案依頼書の説明会を実施

既に提案依頼書が出来上っていると思いますが、それを使って複数のベンダー向けに提案依頼書の説明会を開催しましょう。

ここでは、どのベンダーに説明会へ参加してもらったら良いのかが悩みどころです。

手っ取り早いのが、今まで付き合いのあるベンダー。

付き合いがあるということは、少なくとも貴社の業務を知っているはずですし、声を掛けやすいですね。

とは言っても、ベンダーとの接点がない会社はどうしたら良いのでしょう。

  • 名の通った会社に打診してみる
  • 知り合いに紹介してもらう
  • インターネット等で調達予定のシステムを得意とするベンダーを探す

などが考えられます。

ポイント
  •   まずは、ベンダーとの接点を確保すること。
  • 既に付き合いのあるベンダーがあれば、そこが最有力候補かもしれません。
    しかし、今までの付き合いを重視しすぎると、将来的な発展の足枷になるかもしれません。
Step4-2 提案書の評価ポイント

Step 4-2 提案書の評価ポイント

提案依頼を行ったベンダーより、提案書が出揃いましたでしょうか?

実は、提案書を評価するのは結構大変な事なのです。

その一つの理由として、提案依頼書が克明になればなるほど、各社からの提案内容が業務的な視点では大差がなく、システム化方法論や実装方法で評価をしなければならなくなるという事が挙げられます。(提案依頼書を理解できず、ピンボケも多々ありますが)

そうなると、少なからずシステム化の方法についての知識が必要となります。

そこで、各社の提案内容を客観的に比較するために、『提案比較表』を作成してみましょう。

そして、提案内容を説明(プレゼンテーション)してもらう際の質問項目として取り纏めておき、各社の提案内容を採点するようにしてみましょう。

『提案比較項目(例)』

  •  会社情報   ・・・ 会社の安定性。
  •  提案コンセプト・・・ 提案の範囲を網羅し、どの様な方法でシステム化をするのか
  •  目的実現性  ・・・ システム化の目的をどの様に実現しようとしているのか
  •  システム環境 ・・・ どの様なシステム環境になるのか
  •  費用面    ・・・ システム化費用と月額維持費(ランニング費用)
  •  運用面    ・・・ 運用がし易そうか
  •  拡張性    ・・・ 将来のシステム拡張が可能か
  •  保守条件   ・・・ どの様なサポートを受けられるか
  •  教育条件   ・・・ どこまで社員教育をしてくれるか
ポイント
  • 提案書は、提案依頼書(RFP)と対比しながら評価しましょう。
    そうすれば、提案内容の適切性、要望事項に対するベンダーの考え方が見えてきます。
  • 文書だけでは評価しきれません。
    プレゼンテーションを受け、積極的に質問し、最良のパートナーになれるベンダーかどうかを見極めましょう。
Step4-3 見積額の評価ポイント

Step 4-3 見積額の評価ポイント

提案依頼書に上限予算を明示する方法と明示しない方法があります 。

明示する場合は、貴社で予算をコントロールし易くなりますが、各社とも明示額に近い金額に揃ってしまい、金額面が評価基準にならなくなります。

明示しない場合は、見積額が評価ポイントになりますが、予算に大きなブレが生じることが考えられます。

但し、どちらの方法を採用したにしても、各社とも見積りには根拠があるはずです。

その根拠の出し方は各社まちまちですが、可能な限り詳細の見積りを明示して貰えば、『システム化概算予算の立案』で示したように、各社の見積り算出基準が見えてきます。

『一式いくら』では評価のしようがありませんので、見積りは可能な限り詳細を明示してもらう事が肝要です。

そうすれば、高いか安いか、無駄があるかないか、削減できる項目があるかないか、価格交渉をどの様に行うか、などが判断できるようになります。

その為にも、貴社で概算予算を立案し、見積りを評価できるだけのノウハウを身に付けておくくべきです。(先の、システム化予算基準のことです)

更に、構築・導入段階に進むと「見積り対象外」「予想以上に工数が掛かった」など、様々な言い訳をしながら追加費用を要求するベンダーも多々見受けられます。

提案依頼書に記載していない事項であれば追加費用を飲まざるを得ませんが、見積り段階における自社の判断ミスをユーザに押し付けようなどとは、もっての外です。

見積りを確認する際は、見積額を超えないようにさせるかの交渉が大事であり、早い段階から予算に対して釘を刺しておくことが肝要です。

ポイント
  • 単に安いからというだけで喜んではいけません。
    システム化範囲を適切にとらえ、見積りに反映されていなければ、後になって「見積り対象外」などといわれ、結局は高いものに付くことがあります。
  • システム構築費用(一次費用)だけではなく、ランニング費用にも注意しましょう。
    システム開発費が安くても、ランニング費用で取り返そうと考えているベンダーもあります。
Step4-4 契約のポイント

Step 4-4 契約のポイント

ベンダーが用意する契約書を確認もせず、あっさりと契約してしまう会社が結構多いようです。契約を締結する際は契約条項をシッカリと把握し、貴社にとって不利にならないようにしましょう。

特に注意が必要な条項として、

  •  業務範囲
  •  瑕疵担保責任
  •  納期遅延責任
  •  著作権等の権利関係
  •  納品物
  •  検証条件

などが挙げられます。弁護士など、専門家に確認してもらうことが得策です。

ポイント
  • 発注先が決ったら終わりではなく、これから長い道のりが始まるのです。
    先を考え、息の合う良いパートナーを選定しましょう。
  • システム予算を肥大化させないために、シッカリと見積りを精査し、グレイゾーンを作らないようにしましょう。
  • いい加減な契約は、トラブルの元です。専門家に確認してもらいましょう。

当社は、顧客の立場に立ち、IT化・システム化戦略の企画・立案および推進、課題解決をご支援させていただいておりますので、お悩み事やお困り事をお持ちのユーザ企業様、お気軽にご相談ください。