7つのステップーStep2システム化対象範囲の明確化

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Step2 システム化対象範囲の明確化

現状分析が終わった段階で、現在の貴方の会社の全体像が明確になったことと思います。

また、おぼろげながらも、理想的なイメージが脳裏に浮かんできたのではないでしょうか。

それでは、次の段階であるシステム化対象範囲の明確化に進みたいと思います。

Step2-1 システム化の方針を明確に

Step 2-1 システム化の方針を明確に

経営戦略/計画に基づいたシステム化の方針を明確にしましょう。

その為に、今一度

  • 経営管理
  • 業務管理/推進
  • 作業/事務

の3つの視点に着眼してみましょう。

この3つの視点における方針を例示しますので、貴方の会社の実情やシステム化に対する業務の視点での想いを元に、システム化の方針を明確にしてみましょう。

経営管理

経営戦略/計画の実現に向け、達成目標指標(KGI)と重要業績指標(KPI)を設定し、業務実績を効果測定が出来る仕組みとする事。

業務管理/推進 

業務において、経営資源を効率的に運用/管理し、外部環境を有効に活用出来る仕組みである事。

作業/事務

定型作業については可能な限りシステムにより自動化を図る事。

その際、適用範囲により、

  •  市販パッケージの採用
  •  自社独自システムの開発

の両面より検討し、最善の選択をする事。

システム化において全体最適を実現するには、この3つの視点が関連付いている事が肝要であることは既にご理解いただいていると思います。

この事を忘れずに。

併せて、『システムの調達方針』も明確にしましょう。

システム化対象範囲により規模は異なりますが、基本的にシステムを調達する際は、ベンダーに対する『提案依頼書(RFP)』を作成する事を義務付け、調達概要・目的/必要機能/システム条件/サービスレベル/予算/納期などを定義し、ベンダーへ提案を依頼する様にしましょう。

ポイント
  • システム化の方針を明確にしましょう。
    その際は、経営/業務/作業の3つの視点を関連付けること。
  • ベンダーにも得手不得手があるということを忘れることなく、厳正に評価しながら決定することが望ましいです。

Step2-2 システム化の範囲を明確に

Step 2-2 システム化の範囲を明確に

問題・課題および対策とシステム化の方針を明確にしたことで、対象となる業務のシステム化の方向性が見えていると思います。

早速、システム化対象範囲を設定してみましょう。

まずは、システム化の範囲を明確にするために、『業務と対策』を関連付けてみましょう。

更に、システム化の方針を元に、『目的と目指す効果』を関連付けてみましょう。

全ての対策が各業務に関連付き、更に目的と目指す効果とを関連付けることが出来ましたか?

現状の業務には関連付かない対策もあるのではないでしょうか?

その際は、仮想の業務を設定し、関連付けておきましょう。

現状の業務に関連付かないということは、新たな想い(新事業展開/新業務展開など)なのかもしれませんね。

逆に、対策が全く関連付かない業務もあるのではないでしょうか?

これは、現状の問題・課題から割り出した範囲なので、全く問題や課題のない、既に理想的な事業形態/業務形態/システムなのでしょう。

ここまでのアプローチで、

  • システム化の対象となる業務
  • その必要がない(または既に理想的なシステム)業務

に分類分けされたはずです。

更に言うと、全体を見据えた上で、システム化対象範囲が明確になっているはずです。

このステップは、次のステップの『理想的なシステムの明確化』の準備段階になります。

ポイント

(1) システム化の対象業務を明確にしよう。

その際は、現行業務と問題・課題と対策、システム化の目的と効果を関連付けておこう。

(2) システム化対象範囲外の業務も含め、全体を見据えられることが肝心。

当社は、顧客の立場に立ち、IT化・システム化戦略の企画・立案および推進、課題解決をご支援させていただいておりますので、お悩み事やお困り事をお持ちのユーザ企業様、お気軽にご相談ください。