ユーザ企業が行うべき７つのステップ

Step1　現状把握

システム化の方向性を明確にするために、問題・課題を整理しましょう。

理想的なシステムを考えるには、『課題』や『問題』が整理されていなければななりません。

何故なら、現状と理想のギャップこそが『課題』であり『問題』であって、これらを解決することが理想的なシステムとなるからです。

『財務』『業務プロセス』『顧客』『学習と成長』『業績管理』の５つの視点で、システム化の重点検討項目として整理しましょう。システム化の方向性／目的が見えてくるはずです。

Step２　システム化対象範囲の明確化

その際は、経営／業務／作業の3つの視点を関連付けることが大事です。

システム化の対象業務を明確にしましょう。

その際、現行業務の問題・課題と対策、システム化の目的と効果を関連付ける事が大事です。
システム化対象範囲外の業務も含め、全体を見据えられることが肝心です。

Step3　理想的なシステムの明確化

業務的な視点で、業務要件を取り纏めてみましょう。

現状分析で行った手順や様式を使うことで、現状と理想を対比しながら、対策が正しいかを検証しながら進めましょう。

システム構成図を作るときは、全体の業務の関連をイメージして作ることが大事です。
全体をイメージするからこそ、全体の効率化をめざせる様になります。

また、全体を見据えるからこそ、どこから手を付けるのが効率的なのかが見えてくるはずです。

業務の視点で、どの様な道具が欲しいかに留意して、提案依頼書（RFP）を作成してみましょう。

システムはいくら掛かるか分からないと嘆くのではなく、いくら以内で調達しようと考え方を変えましょう。

システム費用の算出基準を確立してみましょう。システムの規模を見極められれば、自社で概算を試算できるようになります。

Step4　発注先の選定

提案書は、提案依頼書（RFP）と対比しながら評価しましょう。

提案内容の適切性、要望事項に対するベンダーの考え方が見えてきます。

プレゼンテーションを受け、積極的に質問し、最良のパートナーになれるベンダーかどうかを見極めましょう。

単に安いからというだけで喜んではいけません。

システム化範囲を適切にとらえ、見積りに反映されていなければ、後になって「見積り対象外」などといわれ、結局は高いものに付くことがあります。

システム構築費用だけではなく、ランニング費用にも目を光らせましょう。一時費用が安くても、ランニング費用で取り返そうと考えているベンダーもあります。

システム予算を肥大化させないために、シッカリと見積りを精査し、グレイゾーンを作らないようにしましょう。

いい加減な契約は、トラブルの元です。専門家に確認してもらいましょう。

Step5　構築・導入段階

ユーザの関与度合いがプロジェクトの成否の鍵を握ってます。
積極的にプロジェクトに参加し、常に状況を把握しておきましょう。

システム化はユーザとベンダーの協働プロジェクトです。
ベンダーにやらせているという感覚から脱皮し、ベンダーにシステム化を手助けしてもらっているという感覚で接することが大切です。

Step6　納品物の受入

場合によっては相手の事情を考慮する必要もあるでしょうが、そのことがトラブルの元となる事もあります。注意深く納品物の検収をすることが肝要です。

基本は、全ての納品物が納品され、正当であると判断できてから検収完了とすべきです。

Step7　社内教育

システムは、適切に運用されてこそ、その目的が達成されます。
1日でも早く目的が達成されるよう、根気強く社内教育をしましょう。
それも、慣れるまでの辛抱です。

システム開発の失敗例の多くは、Step４までの段階を軽視している傾向にあります。

『やるべきことはやる』

結局は基本に忠実であることが、システム開発の失敗を防ぐ道ではないでしょうか。

当社は、顧客の立場に立ち、ＩＴ化・システム化戦略の企画・立案および推進、課題解決をご支援させていただいておりますので、お悩み事やお困り事をお持ちのユーザ企業様、お気軽にご相談ください。